Pelatihan EO (Event Organizer) di YMA (Al Washiyyah Foundation)

Alhamdulillah tanggal 17 Juni kemarin Al Washiyyah Foundation berhasil menyelenggarakan pelatihan Event Organizer untuk meningkatkan keahlian para pengurusnya.

Pelatihan dilakukan oleh ibu R. Nur Cholifah, S. Sos (direktur sebuah EO ternama di Jakarta).

Di antara hal-hal yang penting dalam EO tersebut adalah, Event Organizer adalah penyelenggara satu acara/kegiatan agar acara tersebut bisa berlangsung secara tertib dan rapi (organized).

Umumnya untuk persiapan EO yang baik dimulai -6 bulan sebelum acara (hari H). Semakin besar acara, waktu persiapan bisa makin panjang dan perlu Gladi Resik. Semakin kecil acara, umumnya persiapan juga bisa lebih singkat.

Untuk menyelenggarakan satu kegiatan, umumnya dilakukan oleh EO (Event Organizer) yang dibantu oleh Field Director atau Kordinator Lapangan. Kordinator lapangan ini dibantu oleh MC, Resepsionis, Bendahara, Petugas Panggung (Sound System, dsb).

Sebelum acara dimulai, ditentukan dulu konsep dan tema acara. Dengan menggunakan teknik “Mind Mapping”, segala yang terpikir ditulis dulu untuk kemudian diatur, ditambah, atau dibuang yang tidak perlu.

Nanti ditentukan siapa pembicara, MC, pengisi acara, dan sebagainya. Proposal juga dibuat dan dikirimkan ke para donatur untuk mendapat dana. Seorang EO Profesional, dalam pembuatan proposal harus mendapatkan untung. Berbagai pendapatan dari sponsor dan sebagainya harus lebih besar daripada pengeluaran. Nanti ada sponsor utama dan sponsor pendukung. Mereka bisa mendapat berbagai fasilitas seperti pemuatan nama di spanduk, kaos, press release, dan bahkan jika perlu brosur/booth khusus untuk mereka.

Para pembicara dan pengisi acara juga harus dikonfirmasi kesediaannya baik di awal persiapan, atau pun menjelang hari H agar mereka bisa hadir tepat waktu. Begitu pula dengan para undangan, sehingga segala konsumsi atau pun materi tidak terbuang percuma. Jika para undangan datang dengan pasangan, maka konsumsi harus dikali 2. Agar tidak terjadi kekurangan, bisa ditambah 20% dari yang ada.

Dibuat daftar acara baik urutan, lama, serta pembicara/pengisi acara bersama dengan pemilik acara. EO harus bersiap-siap dengan kemungkinan adanya perubahan acara. Selama masih bisa dijalankan, tidak masalah. Namun perlu klausul untuk membatasi waktu acara dan jenis acara apa saja. Jika lebih dari itu dan harus ada penambahan biaya, sebaiknya dibicarakan di depan.

Promosi harus dilakukan untuk mendapatkan peserta. Baik melalui spanduk di jalan-jalan, undangan, atau pun iklan baik di media massa atau pun jejaring sosial.

Para pekerja pun harus dipegang komitmennya. Untuk EO profesional, maka para pekerja harus dibayar secara profesional pula. Jika mereka mangkir, cukup diblack-list di belakang hari dan dicari gantinya segera.

Pasca Acara pun harus dibuat laporan pertanggung-jawaban baik uang yang telah digunakan, atau pun baju atau bros yang telah dibagikan. Bagaimana pun EO profesional harus bisa mempertanggung-jawabkan dana yang diserahkan oleh klien-nya.

Al Washiyyah Foundation Gelar Pelatihan EO, MC & Jurnalistik
JAKARTA (VoA-Islam) – Al Washiyyah Foundation, sebuah yayasan Islam yang bergerak di bidang sosial dan keagaman, menggelar sejumlah pelatihan, mulai dari Event Organizer (EO), MC, dan Jurnalistik. Pelatihan yang diikuti oleh sejumlah pengurus yayasan tersebut diadakan seminggu sekali di Aula Yayasan Majelis Al Washiyyah, Jl. Kebon Nanas Selatan III No. 12 A, Kelurahan Cipinang Cempedak, Kecamatan Jatinegara, Jakarta Timur.

Menurut Ustadzah Neneng, salah seorang pengurus Al Washiyyah Foundation, pelatihan ini dimaksudkan untuk memberi pembekalan kepada segenap pengurus Yayasan Al Washiyyah untuk mengelola yayasan dalam bidang EO, MC dan jurnalistik.

Pelatihan ini digelar atas kerjasama dengan BTN Syariah Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Pada pekan pertama, dilaksanakan Pelatihan EO dengan narasumber R. Nur Cholifah, S. Sos (direktur sebuah EO ternama di Jakarta).

Dalam presentasinya, Nur Cholifah mengatakan, sebuah Event Organizer sangat diperlukan dalam penyelenggaran acara yang digelar oleh sebuah lembaga. Adapun EO adalah lembaga penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer panggung), teknisi, kru panggung dan unsur pendukung lainnya.

Peran EO sebagai divisi manajer membawahi project manager. PM merupakan staf operasional yang bertanggungjawab terhada aula atau ruangan yang ada di ruangan tersebut. Dalam menjalankan tugasnya PM selalu dibantu beberapa staf lapangan.

Manajemen Event mencakup Pra Event, Event, Pasca Event. Pra Event mulai dari persiapan sampai eksekusi sebuah event (Planning dan Organizing). Memberikan pemahaman mengenai penyusunan jadwal kerj, perjanjian kerja, perizinan, laporan dan sebagainya. “Nah, EO ini mengawasi kegiatan yang digelar, mulai dari kebutuhan listrik, tata cahaya, lampu panggung dan sebagainya.”

EO biasanya menangani beberapa event, seperti seminar, conference, publishing, free event, exhibition, adverstising, multimedia consultant, party organizer, campaign, dan sebagainya.

EO tidak perlu latar belakang pendidikan khusus. Apabiasa biasa menangani kegiatan, seseorang bisa menjadi EO atau mendirikan lembaga EO. Setiap bentuk penyelenggaraan acara harus didahului dengan penyusunan proposal oleh EO yang berisi konsep acara, biodata klien, dan sponsor yang akan disertakan, selambat-lambatnya enam bulan sebelum pelaksanaan acara.

Pelaksana acara (EO) wajib menyerahkan deskripsi atauuraian acara sebelum waktu pelaksanaan untuk kepentingan publikasi agenda acara (calendar of event), baik cetak maupun elektronik. EO juga harus menyiapkan materi informasi dan publikasi: spanduk, baligo, poster, flyer, dan brosur. Desastian

Sumber:

http://www.voa-islam.com/news/silaturahim/2012/06/17/19541/al-washiyyah-foundation-gelar-pelatihan-eo-mc-jurnalistik/

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: